Állomány alakítás

Gyűjtőkör:

A Főapátsági Könyvtár egyházi könyvtár, szerzetesi könyvtár, más tipizálás szerint teológiai szakkönyvtár. Mint ilyen, meghatározott gyűjtőkör mentén szerzeményez (vásárol vagy fogad be – ajándékként, adományként) új könyveket.

A könyvtár gyűjtőköre egyrészt a hagyományon alapul (évszázadok során kialakult gyakorlat), másrészt a könyvtár legújabb kori történetében (jelen esetben a rendszerváltozás – 1989 – utáni időben tudatosan kialakított.

A teljesség igényével gyűjtjük a bencés témájú nyomtatott és kéziratos dokumentumokat. Ezen kívül kiemelten gyűjtjük: teológia és segédtudományai, ezen belül teljességre törekedve a szerzetességgel – leginkább a bencés szerzetességgel, lelkiséggel stb. kapcsolatos dokumentumokat. Válogatva gyűjtjük: a társadalomtudományos, a természettudományos műveket és szépirodalmat.

Amennyiben a könyvtár anyagi lehetősége megengedi, visszavásárolja az antikváriumokban felbukkanó régi pannonhalmi könyveket (RPK-k), melyek 1786 előtt is a könyvtár birtokában voltak.

A könyvtár bár teljességre törekedve, de csupán lehetőség szerint gyűjti a Pannonhalmi Apátsággal, annak működésével kapcsolatos kurrens dokumentumokat. A „lehetőség szerint” azt jelenti, hogy ami éppen „bekerül” a könyvtárba vagy a könyvtárosok kezébe.

A szerzeményezés (állománygyarapítás) három forrásból történik:

1. Vásárlás

A könyvvásárlás főként a Könyvtárellátó Vállalaton (KELLO) keresztül történik, de olykor könyvesboltban is vásárolunk, ill. közvetlenül a kiadóktól is.

Egy-egy példányt rendelünk mindenből, kivéve a bencés szerzők műveit, azokból kettőt, hogy a Benedictina gyűjteménybe is kerüljön egy és a kölcsönözhető állományba is.

A vásárolt könyvek legnagyobb részét (kb. 80 %)- innen, a Könyvtárellátó Nonprofit Kft-től szerezzük be. Évente szerződünk velük. Az elkölteni kívánt keretösszeg nagyságával arányos a kedvezmény mértéke (idén ez 30 % lesz), amit a Könyvtárellátó ad a vásárláskor.  

Mivel a gyűjtőkörünk szabályozott, behatárolt és a könyvtár szakkönyvtár és nem települési, közművelődési könyvtár, tehát nem lát el köz(művelődési)feladatokat, az éves gyarapodásunk csak 1500-3000 kötet.

A KELLO kéthetente annotált ajánlójegyzéket jelentet meg Új Könyvek címen. Ebből tájékozódunk a Magyarországon újonnan megjelent kiadványokról. A kiválasztott könyveket interneten rendeljük meg. Lehetőség van náluk régebbi (8-10 éven belül megjelent) könyvek rendelésére is, ha még beszerezhetők.

Az Új Könyvek kiadvány mellett különböző egyházi és más felekezeti kiadók is (Szent István Társulat, Agapé, Harmat stb.) is eljuttatják ajánlójegyzékeiket.

Mintegy „kötelespéldányként” kapjuk meg a Bencés Kiadónál megjelent köteteket.

A Szent István Társulat e-mailben küldi a legújabb kiadványainak ismertetőjét, a Szent István Könyvklub több kiadótól ajánl könyveket vallás/teológia témában, nyomtatott katalógusban, az Agapé Kiadó minden megjelenő kiadványukból küld egy példányt.

Ezen kívül egy-egy felmerülő kötetet, akár külön kérésre is különböző kiadóktól vagy webáruházakból is beszerzünk. Ez a gyakorlatban főként bencések kérései alapján működik, de más is javasolhat, és ha a gyűjtőkörbe tartozik, beszerezzük.

2. Hagyatékok:

A bencés szerzetesek hagyatéka, amely magában foglalja a kéziratait, a nyomtatásban megjelent műveit és az általa gyűjtött könyveket - a Főkönyvtárba kerül.  A magyar történelem és a rendtörténet ismert eseményei miatt, ugyan sajnos voltak olyan, 1950 után „kincésként”(rendi kereten kívül) élők, akiknek a hagyatékát nem sikerült megszerezni, de alapvetően mi gyűjtjük Magyarországon a bencés vonatkozású anyagot. A győri, a tihanyi és a bakonybéli perjelségek különválása után az a rendi döntés született, hogy azoknak a bencéseknek a hagyatékát, akinek a munkássága, életműve nagyobb része Pannonhalmához kötődik, Pannonhalma fogadja be.

Ezen kívül, ha helyet találunk a könyvek elhelyezésére és a hagyaték a gyűjtőkörünkbe tartozik,  más, nem bencés gyűjteményeket-hagyatékot is befogadunk.

3. Ajándék:

Asztrik főapát úr, vagy más bencések is gyakran kapnak – dedikált – ajándék  könyveket. Ezek - ha csak nem olyan jellegűek, melyeket az atyák szeretnének a saját könyvespolcukon tartani - szintén a Főkönyvtárba kerülnek. 

Tájékozódás a Főkönyvtár gyarapodásáról:

Időről időre felmerülő igény, hogy a könyvtárhasználók, házbeliek, munkatársak szeretnének tájékozódni arról, hogy milyen új könyvekkel gyarapodott a Főkönyvtár gyűjteménye.

Erre a tájékoztatásra különböző módokat próbáltunk az elmúlt években – külön polcra kitettük (fizikai valóságukban) a könyveket, kifüggesztettük a gyarapodási jegyzéket, az internetes adatbázis építése óta a beérkezés után rövid időn belül már megtalálhatóak a könyvek az elektronikus katalógusban.

2013-tól reményeink szerint pdf formátumban közzé tudjuk tenni a KELLO ajánlójegyzékét a faluújságon és – reményeink szerint - a könyvtár honlapján is.

Állományapasztás:

Más könyvtártípusok esetében az állományalakításhoz hozzátartozik az állományapasztás: selejtezés, értékesítés – indokolt esetben - megsemmisítés is.

Muzeális könyvtár lévén, az állományapasztás nálunk sajátosan történik.

Mivel legnagyobb gondunk a helyhiány, ezért minden könyvből csak egy-egy példányt szerzünk be. A számítógépes katalogizálás segít abban, hogy a már meglévő gyűjteményben is csak egy-egy példányt őrizzünk meg az adott könyvből. A különböző kiadások egy-egy példányt jelentnek.

A hagyatékokból, ajándékokból kapott könyvekből a második, harmadik stb. példányok a duplumtárba kerülnek, kivéve, ha az adott könyvnek sajátos jellemzői vannak: pl. dedikált vagy valaki híres ember tulajdonában volt korábban.

Mindez természetesen csak a modern könyvállományra – 20.-21. századi vonatkozik, a muzeális gyűjteményből nem selejtezünk- semmilyen formában.  

A többes példányokat időnként felajánljuk, vagy elajándékozunk (pl. más könyvtáraknak, a Szent Márton napi vásárra a gimnáziumnak), vagy értékesítésre kínáljuk antikváriumoknak, ill. magunk szervezte könyvváráson (pl. húsvéti könyvvásár). Mindezt meglehetősen méltányos áron.

Vannak olyan könyvek és folyóiratok, melyek senkinek nem kellenek, mert tartalmukban elavultak vagy nagyon rossz állapotúak. Ezeket selejtezésre kerülnek. (Szeretném még egyszer megjegyezni: ne a régi könyvekre gondoljunk!).